Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen dieses Angebots im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

ProzessFabrik GmbH
Altmarkt 21, 03046 Cottbus
E-Mail: info@prozessfabrik.gmbh

2. Grundsatz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, BDSG) sowie dieser Datenschutzerklärung. Die Informationsseiten dieses Angebots können grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten genutzt werden; personenbezogene Daten fallen erst an, wenn Sie das Lead-Formular oder einen Fragebogen ausfüllen.

3. Hosting

Dieses Angebot wird bei Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet. Vercel verarbeitet dabei technisch erforderliche Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, abgerufene URL). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und performanten Bereitstellung). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO; für Datenübermittlungen in die USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln sowie das EU-US Data Privacy Framework.

4. Datenbank (Supabase)

Ihre Formular- und Fragebogen-Eingaben werden in einer Datenbank des Dienstleisters Supabase, Inc. (970 Toa Payoh North #07-04, Singapur) gespeichert, die wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO einsetzen. Der Datenbank-Standort liegt in der Europäischen Union. Rechtsgrundlage für den Einsatz ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit den unter Ziffer 5 und 6 genannten Zwecken.

5. Lead-Formular

Wenn Sie über das Lead-Formular Interesse an einem Check bekunden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Sie zum nächsten Schritt zu kontaktieren. Wir verarbeiten dabei:

• Name
• Unternehmen / Organisation
• E-Mail-Adresse
• Rolle im Unternehmen (optional)
• gewählter Check bzw. Themenfeld

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Anklicken der Datenschutz-Checkbox).

6. Online-Fragebogen

Nach Ihrer Anfrage erhalten Sie über einen persönlichen Zugangslink (Token) Zugang zu einem Online-Fragebogen. Die von Ihnen dort gemachten Angaben zu Ihren Prozessen, Systemen und Rahmenbedingungen verarbeiten wir, um den jeweiligen Check auszuwerten und einen Maßnahmenplan zu erstellen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. a DSGVO. Bitte geben Sie im Fragebogen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, Passwörter, Zugangsdaten oder vertraulichen Unterlagen ein.

7. Gemeinsamer Termin (Moderation)

Der Online-Fragebogen ist die Vorbereitung. Den vollständigen Fragenkatalog gehen wir anschließend mit Ihnen in einem gemeinsamen Termin durch, in der Regel als Videokonferenz. Dabei verarbeiten wir:

• Ihre Angaben zu den Fragen des vollständigen Katalogs
• Notizen, die wir während des Gesprächs zu einzelnen Fragen festhalten
• interne fachliche Einschätzungen zu einzelnen Fragen, die wir für die spätere Auswertung notieren
• Korrekturen an Antworten, die Sie vorab online gegeben haben, jeweils mit Zeitpunkt, der ändernden Person und dem Grund der Änderung
• Namen und Funktion der Teilnehmenden sowie Beginn und Ende des Termins
• eine Zusammenfassung des Termins

Ihre ursprüngliche Antwort wird dabei nie überschrieben. Eine im Gespräch korrigierte Antwort wird zusätzlich gespeichert; was Sie online angegeben haben, bleibt unverändert nachvollziehbar erhalten.

Zweck ist die Auswertung des Checks und die Erstellung Ihres Maßnahmenplans. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertragsverhältnisses bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten werden in derselben Datenbank gespeichert wie die übrigen Angaben zum Check (siehe Ziffer 4); es gelten die Fristen aus Ziffer 10.

Die internen fachlichen Einschätzungen dienen ausschließlich unserer eigenen Vorbereitung und erscheinen nicht in Ihrem Maßnahmenplan. Von Ihrem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO sind sie gleichwohl erfasst, soweit sie sich auf Sie als Person beziehen.

Für die Videokonferenz setzen wir einen Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Dabei werden Ihr Name, Ihre Verbindungsdaten sowie Bild und Ton während des Termins durch diesen Dienstleister verarbeitet. Den Anbieter und die Grundlage einer etwaigen Übermittlung in ein Drittland nennen wir Ihnen vor dem Termin.

8. Gesprächsaufnahme im Termin

Eine Aufnahme des gemeinsamen Termins findet derzeit nicht statt.

9. E-Mail-Versand

Ihren persönlichen Zugangslink zum Fragebogen senden wir Ihnen per E-Mail. Für interne Eingangsbenachrichtigungen setzen wir den europäischen Dienstleister Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

10. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und löschen sie anschließend, spätestens jedoch zwei Jahre nach Abschluss der Bearbeitung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insb. § 257 HGB, § 147 AO) entgegenstehen.

11. Cookies & Tracking

Dieses Angebot verwendet keine Tracking-Cookies und kein Webtracking. Es werden nur technisch notwendige Mechanismen eingesetzt, die für den Betrieb erforderlich sind (z. B. eine Anmelde-Sitzung im Verwaltungsbereich). Eine Einwilligung über ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

12. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten „Roboto“ und „Roboto Mono“ sind lokal eingebunden. Beim Aufruf der Seiten wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftarten-Anbietern aufgebaut; Ihre IP-Adresse wird dafür nicht an Dritte übertragen.

13. Keine automatisierte Entscheidung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein automatisches Scoring mit Rechtswirkung findet nicht statt. Die Auswertung der Checks erfolgt durch Menschen.

14. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich hierzu an info@prozessfabrik.gmbh.

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 356-0 · poststelle@lda.brandenburg.de

16. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt über das verbreitete TLS-Verfahren (Transport Layer Security) mit der jeweils höchsten von Ihrem Browser unterstützten Verschlüsselungsstufe, erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.