Für Unternehmen mit Förder-, Genehmigungs-, Register-, Ausschreibungs- oder Nachweisprozessen
Behördenportale, Fristen und Nachweise im Griff — statt Sucherei kurz vor Abgabe.
Der Digitale-Nachweise-Check hilft KMU, wiederkehrende Behördenkontakte, Portale, Unterlagenlisten und Fristen in steuerbare Vorgänge zu übersetzen.
Sie erhalten eine klare Vorgangslandkarte, Nachweismatrix, Fristenlogik und eine Roadmap für Setup und laufende Pflege.
Festpreis — verbindlich vor Beauftragung. Optional folgt ein Nachweis-/Portalprozess-Setup.
Digitale Portale helfen wenig, wenn intern weiter gesucht, kopiert und nachgefragt wird.
Viele Behördenprozesse sind inzwischen teilweise digital. Trotzdem bleibt die interne Arbeit oft chaotisch: Unterlagen liegen in Mails, Ordnern, Portalen oder bei einzelnen Personen. Fristen werden manuell überwacht, Zugänge sind unklar und der Status eines Vorgangs ist schwer nachvollziehbar.
- Nachweise werden immer wieder neu gesucht.
- Portale und Zugangsdaten hängen an Einzelpersonen.
- Fristen stehen in Kalendern, Mails oder Köpfen.
- Unterlagenlisten sind nicht wiederverwendbar.
- Bescheide, Rückfragen und Nachreichungen landen an verschiedenen Stellen.
- Förder-, Genehmigungs- oder Ausschreibungsprozesse brauchen jedes Mal Improvisation.
Das Portal ist digital. Der interne Vorgang dahinter oft nicht.
Der Digitale-Nachweise-Check: aus Portalen, Unterlagen und Fristen wird ein steuerbarer Vorgang.
Wir analysieren einen konkreten Behörden-, Nachweis- oder Portalprozess: Welche Unterlagen werden gebraucht? Wo liegen sie? Wer hat Zugriff? Welche Fristen gelten? Wer prüft, gibt frei und reicht ein? Daraus entsteht eine klare Vorgangslandkarte und eine Roadmap für Setup und laufende Pflege.
| Bereich | Was wir prüfen |
|---|---|
| Vorgang | Aufnahme des wichtigsten Behörden-/Nachweisprozesses. |
| Portale & Rollen | Portal-, Rollen- und Zugriffsübersicht inklusive Vertretung. |
| Nachweise | Unterlagen- und Nachweismatrix: Was wird wiederkehrend gebraucht, wo liegt es? |
| Fristen & Status | Fristen- und Statuslogik sichtbar machen. |
| Engpässe | Suchaufwand, Rückfragen und Engpässe sichtbar machen. |
| Setup | Setup-Empfehlung für Nachweisordner, Fristenlogik oder Vorgangssteuerung. |
Was Sie nach dem Check wissen
Nach dem Check haben Sie einen klaren Überblick über den betrachteten Behörden-, Nachweis- oder Portalprozess und wissen, welcher Setup-Schritt zuerst Sinn macht.
- welche Unterlagen/Nachweise wiederkehrend gebraucht werden
- wo Fristen und Status sichtbar werden müssen
- welche Portale, Rollen und Vertretungen relevant sind
- welche Unterlagen zentral und wiederverwendbar gepflegt werden sollten
- welche Punkte rechtlich/fachlich/behördlich zu klären sind
- welcher Setup-Sprint zuerst Sinn macht
Für wen passt das?
Wiederkehrende Behörden-/Portalprozesse
Unternehmen mit Förder-, Genehmigungs-, Register-, Ausschreibungs- oder Nachweisprozessen, bei denen jeder Vorgang heute Aufwand verursacht.
Bau, Immobilien, Handwerk, Energie & mehr
Bau, Immobilien, Handwerk, Energie, Pflege/Soziales, Bildungsträger und Projektgesellschaften mit vielen Unterlagen, Bescheiden und Meldungen.
Organisationen mit vielen Fristen
Organisationen mit vielen Unterlagen, Fristen, Bescheiden oder Rückfragen, bei denen der Überblick schwerfällt.
Teams mit verstreutem Wissen
Teams, bei denen Nachweise und Zuständigkeiten verstreut liegen und Vorgänge an Einzelpersonen hängen.
So läuft der Digitale-Nachweise-Check ab
- 1
Anfrage
Sie beschreiben kurz, welcher Behörden-, Nachweis- oder Portalprozess gerade Aufwand verursacht.
- 2
Vorabklärung
Wir klären Anlass, Fristen, Beteiligte, Unterlagen und ob rechtliche/fachliche Fragen separat zu prüfen sind.
- 3
Online-Fragebogen
Sie erhalten einen persönlichen Link und beantworten 9 kurze Fragen zu Vorgang, Portalen, Fristen und Zuständigkeit — etwa 5 Minuten.
- 4
Gemeinsamer Termin
Im Termin gehen wir den vollständigen Katalog durch: Portale, Rollen, Nachweise, Fristen, Status, Rückfragen und Übergaben. Dort entstehen die Antworten, die sich nicht ankreuzen lassen.
- 5
Ergebnis und Roadmap
Sie erhalten eine Vorgangslandkarte, Nachweismatrix, Fristenlogik und Setup-Empfehlung.
- 6
Setup oder laufende Pflege
Wenn sinnvoll, setzen wir Nachweisordner, Fristenlogik, Statusmodell oder Vorgangssteuerung praktisch auf.
Festpreis
Für Unternehmen, die einen wiederkehrenden Behörden-, Nachweis- oder Portalprozess steuerbar machen wollen. Der Festpreis wird vor Beauftragung verbindlich genannt. Bei Bedarf folgt ein Nachweis-/Portalprozess-Setup oder laufende Vorgangs-/Nachweispflege.
Mögliche Setup-Inhalte: Nachweisordner-Struktur, Portal-/Rollen-/Vertretungsübersicht, Fristen-/Wiedervorlagenlogik, Unterlagenlisten und Checklisten, Statusmodell für Vorgänge, einfache Erinnerungs-/Übergabe-Automationen sowie sichere Ablage- und Freigabelogik.
Prozessstruktur — keine Verwaltungsrechtsberatung
ProzessFabrik strukturiert Behördenkontakte, Nachweise, Fristen, Portale und interne Übergaben. Rechtliche Einzelfragen, Förderfähigkeit, Verwaltungsverfahren und verbindliche Behördenauslegung bleiben bei zuständigen Fachstellen, Beratern oder Behörden.
OZG & digitale Nachweise sind kein pauschaler Sofortzwang für jedes Unternehmen. Der Check nutzt diese Entwicklung als Anlass, wiederkehrende Behörden- und Nachweisprozesse praktisch zu strukturieren. Keine Verwaltungsrechtsberatung, keine Förderzusage, keine Behördenentscheidungsgarantie.
Häufige Fragen
Ist das OZG-Beratung?
Nicht im rechtlichen oder behördentechnischen Sinne. Wir nutzen OZG, Organisationskonto und digitale Nachweise als Anlass, um interne Behörden- und Nachweisprozesse praktisch zu strukturieren.
Müssen alle Unternehmen jetzt alles digital machen?
Nein. Der Check verkauft keinen pauschalen Sofortzwang. Er hilft Unternehmen, die bereits mit digitalen Portalen, Nachweisen, Fristen und Unterlagen arbeiten oder sich darauf vorbereiten wollen.
Macht ProzessFabrik Fördermittelberatung?
Nein, nicht als Kernleistung. Wir strukturieren Unterlagen, Fristen, Zuständigkeiten und Nachweise. Förderfähigkeit oder Rechtsfragen müssen geeignete Fachstellen/Berater prüfen.
Können Portale automatisiert werden?
Nur vorsichtig und fallbezogen. Oft geht es zuerst um Rollen, Fristen, Unterlagen und Status. Automatisierung darf keine Zugangs-, Datenschutz- oder Behördenregeln verletzen.
Was ist der konkrete Nutzen?
Weniger Sucherei, klarere Zuständigkeiten, bessere Fristenübersicht und wiederverwendbare Nachweisstrukturen.
Digitale-Nachweise-Check anfragen
Beschreiben Sie kurz, welcher Behörden-, Nachweis- oder Portalprozess bei Ihnen gerade Sucherei, Fristenstress oder Rückfragen verursacht.