Für Selbständige und Kleinbetriebe in Cottbus & Lausitz
E-Rechnungs-Check: Klarheit für Ihren Rechnungsprozess
Wir prüfen, ob Ihr Betrieb E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und später sauber ausstellen kann — inklusive Software, Archivierung, DATEV-/Steuerberater-Uebergabe und Zuständigkeiten.
Am Ende erhalten Sie einen 1-seitigen Maßnahmenplan mit Ampelbewertung, konkreten Lücken und Setup-Empfehlung.
Pilot-Check: 199–299 € netto. Begrenzte Pilotplätze für Selbständige und Kleinbetriebe aus der Region.
PDF war gestern nicht falsch — aber morgen oft nicht mehr genug.
Viele Betriebe arbeiten bei Rechnungen noch mit einer Mischung aus PDF, E-Mail, Papier, Kundenportalen, DATEV, Cloud-Ordnern und Bauchgefühl. Das funktioniert — bis die erste echte E-Rechnung kommt, ein Kunde XRechnung verlangt oder der Steuerberater wieder nach fehlenden Belegen fragt.
- Rechnungen kommen per Mail, Post, Portal oder irgendwo bei Mitarbeitenden an
- niemand weiß sicher, ob ZUGFeRD oder XRechnung gelesen werden kann
- Ausgangsrechnungen werden noch als normales PDF verschickt
- Belege werden ausgedruckt, umbenannt oder liegen nur im E-Mail-Postfach
- Steuerberater oder Buchhaltung fragen regelmäßig nach fehlenden Angaben
- größere Kunden verlangen Bestellnummern, Kostenstellen, Portale oder Spezialformate
- Zuständigkeiten für Prüfung, Freigabe und Zahlung sind nicht sauber geregelt
Genau hier setzt der ProzessFabrik E-Rechnungs-Check an: nicht theoretisch, sondern an Ihrem echten Ablauf.
Ein kompakter Praxis-Check statt Bürokratie-Nebel
Wir schauen uns an, wie Rechnungen heute bei Ihnen entstehen, eingehen, geprüft, gespeichert und an Steuerberater oder Buchhaltung übergeben werden. Daraus entsteht ein klarer Maßnahmenplan: Was passt schon, was ist riskant, was sollte vorbereitet werden und welches Setup ist sinnvoll?
| Bereich | Was wir pruefen |
|---|---|
| Rechnungseingang | Gibt es zentrale Eingänge, klare Zuständigkeiten und lesbare E-Rechnungen? |
| Ausgangsrechnungen | Kann Ihre Software ZUGFeRD/XRechnung erstellen? |
| Archivierung | Werden Originaldateien auffindbar und unverändert gespeichert? |
| DATEV/Steuerberater | Wie sauber läuft die Uebergabe? Wo entstehen Rückfragen? |
| Zahlungsfreigabe | Wer prüft, wer gibt frei, wer zahlt? |
| Kundenanforderungen | Gibt es Portale, Bestellnummern, Leitweg-ID, XRechnung oder Behördenkunden? |
Was Sie nach dem Check in der Hand haben
Sie erhalten keine lange Beratungsmappe, die danach im Ordner verschwindet. Sie bekommen einen kompakten, verständlichen Maßnahmenplan.
- Ampelbewertung Ihres aktuellen Rechnungsprozesses
- Übersicht: E-Rechnung empfangen, lesen, senden, archivieren
- konkrete Lücken und Risiken
- Tool-/Setup-Empfehlung passend zu Ihrem Betrieb
- offene Punkte für Steuerberater oder Buchhaltung
- nächste Schritte für 30/90 Tage und Richtung 2027/2028
- optionales Folgeangebot für Einrichtung oder laufende Unterstützung
Für wen der Check gedacht ist
Solo-Selbständige & Freiberufler
Sie wollen einfach weiter arbeiten und nicht wegen XML, ZUGFeRD und DATEV durchdrehen. Wir prüfen, welches einfache Setup für Sie reicht.
Kleinbetriebe
Rechnungen kommen an mehreren Stellen rein, die Ablage ist gemischt und der Steuerberater fragt öfter nach. Wir bringen Struktur in Eingang, Ausgang und Uebergabe.
Wachsende Teams
Wenn mehrere Personen Rechnungen erstellen, prüfen oder zahlen, braucht es klare Zuständigkeiten. Wir zeigen, wie der Prozess weniger an Einzelpersonen hängt.
Kanzleien / Multiplikatoren — später
Für Steuerberater und Beratungsbetriebe kann der Check später als standardisierte Mandanten-Vorprüfung dienen. Im Pilot liegt der Fokus auf Unternehmern und Kleinbetrieben.
So läuft der E-Rechnungs-Check ab
- 1
Anfrage senden
Sie geben uns ein paar Eckdaten zu Unternehmen, Software und Rechnungsvolumen.
- 2
Kurze Qualifizierung
Wir prüfen, ob der Pilot-Check passt und melden uns mit dem nächsten Schritt.
- 3
Online-Fragebogen
Sie erhalten einen Link und beantworten die wichtigsten Fragen zu Rechnungseingang, Ausgangsrechnungen, Software, Archivierung und Steuerberater-Uebergabe.
- 4
Auswertung durch ProzessFabrik
Wir prüfen Ihre Angaben und bereiten den Maßnahmenplan vor.
- 5
Ergebnisgespräch
Wir besprechen Ampel, Lücken, sinnvolle Maßnahmen und das passende Setup.
- 6
Optional: Umsetzung
Wenn Sie möchten, richten wir Prozesse, Software, Ablage, Mailstruktur oder Uebergabewege gemeinsam ein.
Pilot-Check für 199–299 € netto
Für die erste Pilotphase bieten wir den E-Rechnungs-Check zu einem kompakten Einstiegspreis an. Der genaue Preis hängt von Unternehmensgröße und Rechnungsvolumen ab.
Wenn aus dem Check ein Setup-Paket entsteht, kann ein Teil des Check-Preises auf die Umsetzung angerechnet werden. Details besprechen wir im Angebot.
Prozess und Umsetzung — keine Steuerberatung
ProzessFabrik unterstützt bei Prozessanalyse, Toolauswahl, technischer Einrichtung, Dokumentation und praktischer Umsetzung. Wir ersetzen keinen Steuerberater und übernehmen keine verbindliche steuerliche oder rechtliche Einzelfallberatung.
Steuerliche Sonderfragen stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab. Wir sorgen dafür, dass Prozess, Software und Uebergabe praktisch funktionieren.
Haeufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung schon eine E-Rechnung?
Nein. Eine normale PDF per E-Mail ist elektronisch, aber keine E-Rechnung im neuen Sinne. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, zum Beispiel als ZUGFeRD oder XRechnung.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist vereinfacht gesagt eine PDF-Rechnung mit eingebauten maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Für viele kleine Unternehmen ist das ein praktisches Format, weil Menschen die PDF lesen können und Systeme die Daten verarbeiten können.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung. Sie wird häufig bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern verwendet.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen und die strukturierten Originaldaten müssen nachvollziehbar, unverändert und auffindbar aufbewahrt werden. Die konkrete Aufbewahrungsfrist und Sonderfälle sind steuerlich/fachlich zu prüfen; regelmäßig sind aktuell 8 Jahre relevant (nicht pauschal 10). Informationsstand, vor Livegang fachlich prüfen.
Müssen Kleinunternehmer auch E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer müssen nach aktuellem Stand E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Trotzdem kann es sinnvoll sein, den Prozess rechtzeitig sauber aufzustellen.
Ersetzt der Check meinen Steuerberater?
Nein. Wir prüfen Prozess, Tools und praktische Umsetzung. Steuerliche Einzelfragen gehören zum Steuerberater.
Muss ich Belege hochladen?
Nein, im ersten Schritt nicht. Der Online-Fragebogen funktioniert ohne Uploads. Falls wir später Beispielrechnungen brauchen, stimmen wir das separat mit Ihnen ab.
Was passiert nach der Anfrage?
Wir prüfen Ihre Angaben und entscheiden, ob der Pilot-Check passt. Wenn ja, erhalten Sie den ausführlichen Online-Fragebogen oder einen Terminvorschlag.
E-Rechnungs-Check anfragen
Senden Sie uns ein paar Eckdaten. Wir prüfen kurz, ob der Pilot-Check für Sie passt, und melden uns mit dem nächsten Schritt.