Für regionale KMU, Service-, Handwerks-, Bau-, Immobilien- und Verwaltungsteams mit wachsendem Backoffice-Druck.
Zu viele Vorgänge, zu viele Tools, zu wenig Zeit? Wir finden den Engpass.
Der Engpassprozess-Check macht sichtbar, wo Mail, Excel, PDFs, Portale und Fachsysteme Ihre Arbeit ausbremsen — und welcher Prozess zuerst strukturiert oder automatisiert werden sollte.
Nach dem Check wissen Sie, welcher Prozess zuerst angefasst werden sollte, welche Quick Wins realistisch sind und welcher Setup-Sprint den größten Hebel hat.
Keine Wunder-KI, kein pauschales Einsparungsversprechen. Wir prüfen konkrete Abläufe, Engpässe und realistische Setup-Schritte.
Das Problem ist selten ein einzelnes Tool. Es ist der Weg dazwischen.
Viele Unternehmen arbeiten längst digital — aber nicht wirklich verbunden. Vorgänge starten per Mail, landen als PDF, werden in Excel verfolgt, müssen in Portalen geprüft und später im ERP, CRM oder Fachsystem nachgetragen werden.
- Informationen werden mehrfach gesucht oder kopiert.
- Rückfragen blockieren den Ablauf.
- Fristen und Status hängen an einzelnen Personen.
- Excel-Listen ersetzen echte Prozesssteuerung.
- Neue Mitarbeitende brauchen lange, weil Prozesswissen in Köpfen steckt.
- Automatisierung wird diskutiert, aber niemand weiß, wo sie wirklich lohnt.
Nicht „zu wenig Software“ bremst. Sondern zu viele unklare Übergaben zwischen Software, Menschen und Vorgängen.
Der Engpassprozess-Check: erst sichtbar machen, dann gezielt verbessern.
Wir schauen nicht abstrakt auf Ihre gesamte IT-Landschaft. Wir starten mit dem Prozess, der gerade am meisten Zeit, Rückfragen oder Fehler verursacht. Daraus entsteht eine klare Engpass-Landkarte und eine umsetzbare Roadmap.
| Bereich | Was wir pruefen |
|---|---|
| Engpassprozess | Aufnahme des schmerzhaftesten Engpassprozesses. |
| Tools & Eingänge | Tool-, Eingangs- und Medienbruchanalyse. |
| Übergaben | Sichtung von Mail-/PDF-/Excel-/Portal-/Fachsystem-Übergaben. |
| Rollen | Rollen- und Zuständigkeitsklärung. |
| Quick Wins | Quick-Win-Liste mit realistisch umsetzbaren Sofortmaßnahmen. |
| Automatisierung | Automatisierungspotenzial mit Nutzen-/Risiko-Einschätzung und Setup-Empfehlung. |
Was Sie nach dem Check wissen
Nach dem Check wissen Sie, wo es hängt und was als Erstes angefasst werden sollte.
- welcher Prozess zuerst angefasst werden sollte
- welche Schritte unnötig manuell sind
- wo Rückfragen und Doppelpflege entstehen
- welche Tools bleiben können und wo Übergaben fehlen
- welche Quick Wins realistisch sind
- welcher Setup-Sprint den größten Hebel hat
Für wen passt das?
Viele Eingänge über Mail, PDFs und Portale
Unternehmen, bei denen Vorgänge über Mail, PDFs und Portale reinkommen und manuell verteilt werden.
Service, Handwerk, Bau, Immobilien, Verwaltung
Service-, Handwerks-, Bau-, Immobilien- und Verwaltungsteams sowie operative Dienstleister.
Regionale KMU mit 10–150 Mitarbeitenden
Teams, die trotz vieler Tools manuell arbeiten und deren Prozesswissen an einzelnen Personen hängt.
Automatisierung gewollt, Start unklar
Betriebe, die Automatisierung wollen, aber nicht wissen, wo anfangen. Der Check passt weniger, wenn kein konkreter Schmerzprozess benannt werden kann oder pauschale Einspargarantien erwartet werden.
So läuft der Engpassprozess-Check ab
- 1
Anfrage
Sie beschreiben kurz, welcher Ablauf gerade nervt: Eingänge, Angebote, Aufträge, Dokumente, Fristen, Servicefälle oder interne Verwaltung.
- 2
Vorabklärung
Wir prüfen, ob ein klarer Engpassprozess vorliegt und welche Personen/Tools beteiligt sind.
- 3
Strukturierter Check
Über Fragebogen und Gespräch erfassen wir Eingänge, Tools, Übergaben, Rollen, Wartezeiten, Fehlerquellen und Automatisierungspotenzial.
- 4
Ergebnis und Roadmap
Sie erhalten eine klare Übersicht: Wo hängt es, was kann sofort verbessert werden, was braucht einen Setup-Sprint?
- 5
Umsetzung
Wenn sinnvoll, setzen wir den priorisierten Engpass in einem Workflow-/Automations-Sprint praktisch um.
Engpassprozess-Check für 499 € netto im Pilot
Für Unternehmen, die ein klares Bild ihres teuersten operativen Engpasses brauchen. Aus dem Check entsteht eine Engpass-Landkarte, eine Tool-/Medienbruch-Matrix, eine Quick-Win-Liste, eine 30/60/90-Tage-Roadmap und eine Setup-Empfehlung.
Der Setup-Sprint ist für Unternehmen, die den priorisierten Engpass praktisch verbessern wollen. Laufende Prozesspflege ist optional für Prozesse, Tools und Automationen, die regelmäßig angepasst werden müssen.
Prozess sichtbar machen — keine Einspargarantie, kein Personalersatz
ProzessFabrik macht operative Engpässe, Tool-Chaos und manuelle Vorarbeit sichtbar und setzt priorisierte Abläufe praktisch um. Einsparungen, Durchlaufzeiten und Entlastung werden anhand konkreter Prozesse bewertet — nicht pauschal versprochen.
Wir ersetzen keine Fachkräfte durch KI und versprechen keine garantierte Prozent-Einsparung. KI wird nur eingesetzt, wenn sie im konkreten Prozess sinnvoll, sicher und wirtschaftlich ist.
Haeufige Fragen
Ist das eine Softwareberatung?
Nicht primär. Wir starten beim Prozessengpass. Manchmal reicht bessere Struktur, manchmal braucht es Tool-Anpassung, Automatisierung oder Konsolidierung.
Verspricht der Check Personaleinsparung?
Nein. Wir versprechen keine pauschale Einsparung. Der Check zeigt, wo manuelle Vorarbeit, Rückfragen und Doppelpflege reduziert werden können.
Wird KI eingesetzt?
Nur wenn sie im konkreten Prozess sinnvoll, sicher und wirtschaftlich ist. KI ist kein Selbstzweck.
Müssen wir neue Software kaufen?
Nicht automatisch. Häufig geht es zuerst darum, vorhandene Tools besser zu verbinden, Zuständigkeiten zu klären und wiederkehrende Schritte zu standardisieren.
Wie groß muss der Prozess sein?
Groß genug, dass er regelmäßig Zeit frisst oder Fehler verursacht. Der Check eignet sich besonders für wiederkehrende Abläufe.
Was passiert nach dem Check?
Sie erhalten eine Roadmap und können entscheiden, ob ProzessFabrik einen Setup-Sprint umsetzt oder ob Sie intern weiterarbeiten.
Engpassprozess-Check anfragen
Beschreiben Sie kurz, welcher Ablauf bei Ihnen gerade am meisten Zeit, Rückfragen oder manuelle Vorarbeit verursacht.